会议结束后，秘书人员通常要根据会议宗旨和精神撰写会议纪要，并印发给参加会议的有关部门，确保更好地贯彻执行会议精神。会议纪要的内容可分为两部分，第一部分是会议的情况简述。用精炼语言介绍会议的时间、地点、参加会议的人员，开会的根据和目的，会议讨论的问题以及会议结果，以便人们对会议有整体了解。会议情况简述要简明扼要，篇幅不要过多。第二部分阐述会议主要精神，是将来对会议精神贯彻执行的依据。这部分是会议纪要的主体，具体阐述会议讨论的问题，基本结论，会议所作出的正式决定等。这部分内容虽是会议纪要的主体，是在会议原始记录的基础之上进行分析、综合、提练选择能够反映会议宗旨和主要精神的内容。如果会议内容较多，可以列标题，逐段、逐层地将会议讨论的各方面问题阐述明白。
会议纪要是为宣传、贯彻会议主旨服务的，因此撰写好会议纪要的前提关键在于了解、理解会议宗旨，必须选择自始至终一直参加会议，对会议有充分了解的秘书人员撰写会议纪要，也可事先确定好撰写会议纪要的人，使负责撰写会议纪要的人有意识地坚持参加会议、积极地从发言和简报中搜集素材，并在会议进行以一定阶段就可以拟出纪要的轮郭，进一步收集资料，广泛征求意见。
根据会议的性质和情况，纪要的写法和详略也不尽相同，有的纪要需要交待一些情况，写得较详细，有的直接写出决定的事项。
会议纪要写好后经领导和有关人员审阅通过后，应及时发给与会人员和会议内容涉及的有关部门。印发会议纪要也有两种方式，一是将会议纪要全文印发给与会人员和有关单位。二是只摘录有关部分印分地给与会人员和有关部门。具体采用哪种方式，视情况而定。如果会议纪要的内容具有较强的机密，为保密起见，可以不印发会议纪要全文，只摘录有关部分印发给与会人员和有关单位，以防泄密。只摘录会议纪要的部分内容，一般需要加上引言和上、下款，以便使意思更清楚，才能分发给各单位和与会人员。印发会议纪要和通知可编顺序号，并视会议内容注明密级。
