什么是公文
公务文书（以下简称公文），是机关公务文书的简称。有时又称文书、文件。按2000年8月24日国务院发布，自2001年1月1日实施的《国家行政机关公文处理办法》的规定：“行政机关的公文（包括电报，下同），是行政机关在行政管理过程中形成的具有法定效力和规范体式的文书，是依法行政和进行公务活动的重要工具。”（一） 公文的制发者必须是法定的机关、组织及其负责人
公文的制发者只能是合法存在的机关或组织。特定情况下，机关领导人也可以以个人名义制发公文，那是代表领导人所在单位行使职权，仍是公事，不是私事。除法定作者外，任何单位和个人都无权假冒机关或组织的名义擅自制发公文，对于伪造公文的人员要依法治罪的。
（二） 公文必须是在管理过程中形成并使用的
管理涉及的范围很广，凡是处理公共事务的，都属于管理活动。公文只有在管理活动中才能产生并使用，没有管理活动，也就不会产生和使用公文。也中人有管理活动中形成并使用的公文，公文才具有法定效力。
（三） 公文必须是按照统一的体式（格式），经过一定的处理程序制成的信息载体
公文的格式必须统一，任何单位都必须执行标准的公文格式。如果一份公文格式不全，或格式不规范，就会影响公文的执行效力，甚至根本就没有法定效力。公文的制发还必须经过一定的处理程序，各个程序之间的先后次序是固定的，不能颠倒或错乱。
随发展，公文的信息载体已由纸介质向电子介质过渡。但无论载体如何变化，都要遵循规范的处理程序和统一的体式。
（四） 公文是各级各类机关和组织依法行政和开展公务活动的一种重要工具
公文是机关对外表面意图的一种重要工具，也是从外界获取有关信息的一种手段。公文是机关工作质量和效率的综合反映，也是一个单位的门面和外在形象。但公文只是处理公务的一种工具，而不是惟一的工具。如果一个单位凡事都依靠制发公文来解决，势必造成公文泛滥成灾，使机关工作陷入文牍主义。公文只是处理公务的一种工具。除此之外，还以可通过电话联系、开会讨论、当面接洽、当面接洽、深入基层现场解决问题等多种形式处理公务。
在社会实践中，公文的使用范围已远远超出了机关的范畴，在各行各业的日常工作是都经常使用。因此，这里所称“公文”，除公文以外，还包括日常事务文书。
日常事务文书，是指机关、单位、团体和个人为处理日常事务使用的除法定公文以外的其他文体。主要有邀请信、感谢信、贺信、请柬、传真、备忘录、计划、总结、会议记录、意向书、订货单、产品说明书、述职报告、简报、市场调查报告、合同、招标书、投标书、可行性研究报告等
